Job Detail

Département: Olympic Found. for Culture and Heritage
Localisation: Lausanne, Suisse
Niveau d'activité: 100%
Date d'entrée: 01.09.2021

Mission

• Organise et assure la meilleure qualité de service aux visiteurs selon les ressources à disposition. 


• Gère et dirige l’équipe quotidienne de l’unité TOM Welcome Services. 


• S’assure du bon fonctionnement du Musée et de la sécurité.

Responsabilités principales

Organisation

• Planifie le travail et le communique aux collaborateurs selon le planning et les événements prévus.


• Organise la répartition des tâches quotidiennes du personnel en fonction des activités du Musée.


• Interagit avec toutes les unités du Musée afin de faciliter l’échange et trouver des solutions/informations.


• Collabore et communique régulièrement avec son binôme lors des croisements de service.


• Se tient informé sur les nouveautés et les changements au sein du CIO et de la FOCP (Fondation Olympique pour la Culture et le Patrimoine).

Management 

• Supervise la réalisation des consignes et le respect des procédures par les collaborateurs. Fixe les objectifs et procède aux évaluations régulières.


• Coordonne les activités dans les zones publiques pour le bon fonctionnement général du Musée.


• Assure le dispatching des informations aux clients et aux collaborateurs. 


• Prévient toute situation qui pourrait porter atteinte à l’image du Musée.


• Coordonne les échanges avec les autres services – Boutique, Events, Restaurant, Promotion...


• Centralise les demandes d’interventions dans les zones publiques et informe les équipes concernées.


• Veille à l’application des directives de sécurité dans l’ensemble des zones publiques.


• Intervient et coordonne les urgences (évacuations, premiers secours) en collaboration avec la sécurité du Musée.


• En l’absence de la Direction, il représente le Musée auprès des visiteurs / clients.

Billetterie / Boutique / Réception Villa

• Gère et supervise le bon fonctionnement du Welcome Desk, ses points de vente, y compris Online.


• Soutient l’équipe des hôtes(esses) d’accueil et intervient en cas de difficultés / situations exceptionnelles.


• Contrôle la fermeture des caisses et procède au transfert des recettes.


• Gère les incidents techniques et assure le suivi des réclamations des visiteurs / clients.


• Supervise les activités de la réception administrative de la FOCP.

Administration

• Effectue les commandes nécessaires au bon fonctionnement du service (gestion des stocks). 


• Tient à jour les diverses procédures de l’unité.


• Participe au paramétrage et suivi des offres promotionnelles.


• Prépare les séances d’information régulières pour le staff.

Formation

• Assure les formations spécifiques des nouveaux collaborateurs de l’unité en collaboration avec le Manager Planification. 

Activités spéciales

• Est le renfort opérationnel pour la billetterie, boutique, surveillance, entretien, intendance si nécessaire.

Formation et compétences linguistiques et informatiques

• Diplôme HES / brevet fédéral dans le domaine du tourisme, de l’hôtellerie, de l’aviation ou équivalent.


• Très bonnes connaissances de la vente et de l’accueil dans un milieu international.


• 5 ans minimum d'expérience professionnelle du management avec le contact du public / clientèle. 


• Maitrise de l’allemand, de l'anglais et du francais


• Permis de conduire automobile.


• Intérêt pour le domaine culturel / sport ou des musées très apprécié.


• Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office : Word, Excel, Outlook) et de système de caisse (Secutix si possible).


• Maîtrise des outils institutionnels et suivi des règles d'utilisation internes.

Compétences techniques, organisationnelles et personnelles

• Respect des valeurs olympiques, des règles internes de bonne conduite ainsi que de toutes les directives et procédures en place (Sécurité de l’information, Code éthique, …).


• Collaboration et transfert des connaissances fluides, en particulier avec son binôme.


• Valeurs et attitude générale :
  
  
  
  • Diplomatie, tact et discrétion.
  
  
  • Aisance relationnelle à tous niveaux.
  
  
  • Capacité à considérer les différences interpersonnelles comme une valeur ajoutée et à interagir de manière constructive avec tout type de personnes.
  
  
  • Proactivité, être force de propositions et de solutions, investissement et rigueur.
  
  
  • Capacité à gérer des situations de stress (collaborateurs, clients)
  
  
  • Souci du détail et capacité à résoudre les problèmes de façon créative.
  
  
  • Intérêt pour le sport, la culture et l’Olympisme en particulier.
  
  

• Compétences liées à la fonction :
  
  
  
  • Disponibilité et flexibilité des horaires variables et irréguliers (week-ends).
  
  
  • Excellente présentation.
  
  
  • Esprit avenant et orienté contact avec les clients.
  
  
  • Résistance physique.
  
  
  • Sens de l’organisation et coordination des divers plannings.
  
  
  • Capacité d’agir dans des délais restreints.
  
  
  • Capacité à convaincre et à mobiliser les collaborateurs. 
  
  
  • Capacité à comprendre les besoins du client et à offrir un service de qualité.
  
  

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