Job Detail

Introduction

Institution d’enseignement et de recherche de premier plan au niveau international, l’UNIL compte près de 5’000 collaboratrices et collaborateurs et 17’000 étudiant·e·s, réparti·e·s entre le campus de Dorigny, et les sites du CHUV et d’Epalinges. En tant qu’employeur, elle encourage l’excellence, la reconnaissance des personnes et la responsabilité.

www.unil.ch/carrieres

Présentation

Le dicastère Recherche-Communication-Qualité (RCQ) du Décanat de la Faculté des géosciences et de l'environnement (FGSE, www.unil.ch/gse) recrute un ou une:

 

 

Gestionnaire de dossiers pour le secrétariat des doctorants à 40%

 

 

 

 

Informations liées au poste

Entrée en fonction : dès que possible.

Durée du contrat : CDI

Taux d'activité :  40 %

Lieu de travail : Bâtiment Géopolis - UNIL - Mouline

Vos activités

Vous assurerez, sous la supervision de l'Adjoint et de la Vice-doyenne à la Recherche:

• Le secrétariat des doctorants et le suivi de leur dossier administratif tout au long de leur cursus, des démarches d’inscription à la graduation. Vous assurez la correspondance courante avec les services et les personnes impliquées à l’interne comme à l’externe (Graduate Campus, Immatriculations). Vous veillerez au respect des différents délais et des procédures, ainsi qu’à la mise à jour de la base de données des doctorants et des formulaires et documents de suivi. Vous contribuez à identifier précocement les situations particulières.


• L’accueil et un premier niveau d’information sur le doctorat en FGSE des futurs doctorants et des doctorants inscrits. Vous serez aussi appelé·e à appuyer l’organisation de manifestations liées aux doctorants. Vous contribuerez à la mise à jour du Règlement de doctorat et des procédures qui en découlent.


• La gestion administrative et l’organisation des colloques privés et des soutenances publiques de thèses. Vous veillerez à la bonne marche du processus et au suivi du calendrier en coordonnant l’agenda du jury et du candidat (convocations, réservation de salles, annonce internes et externes). Vous suivrez les décisions.


• Le suivi des demandes de cotutelles et de codirections de thèses et l’établissement de documents y relatifs. Vous coordonnerez la mise en place des conventions de cotutelle entre le doctorant, le SRI et le Décanat, leur signature et leur bonne application. Vous assurerez également le suivi des demandes de codirection (Décanat, Conseil de faculté).

Votre profil

Afin de compléter notre équipe, nous sommes à la recherche d'une personne avec le profil suivant : 

 

• Au bénéfice d’un CFC d’employé de commerce ou équivalent.


• Au bénéfice d’une expérience professionnelle de cinq ans minimum dans un poste de gestion administrative, si possible dans le domaine de l’enseignement.


• Une personne avec une bonne capacité d’organisation et de planification


• Apte à travailler aussi bien de façon autonome que collaborative


• Une personne efficace et dynamique


• Une personne qui a une très bonne maîtrise de la bureautique, des principaux logiciels de la suite Office (Word, Excel, Mail, PowerPoint) et vous avez déjà utilisé régulièrement une base de données de type Filemaker et géré un site web.


• Apte à communiquer dans une ou plusieurs langues étrangères, dont nécessairement l’anglais.

 

Vos avantages

Un cadre de travail agréable dans un environnement académique multiculturel et diversifié.
Des possibilités de formation continue, une multitude d'activités et d'autres avantages à découvrir.

Davantage d'informations sur www.unil.ch/carrieres

Pour tout renseignement complémentaire

M. Rémy Freymond, Adjoint de faculté aux affaires extérieures (remy.freymond@unil.ch, 021 692 35 02)

M. Christian Kull, Vice-doyen Recherche (christian.kull@unil.ch, 021 692 30 67)

Votre dossier de candidature

Délai de postulation : 25.06.2021

Nous vous invitons à nous transmettre votre dossier complet en format Word ou PDF.
Il ne sera pris en compte que les candidatures adressées par le biais de ce site. 

Nous vous remercions de votre compréhension.

Cahier des charges du poste

Cliquez ici pour voir le cahier des charges.

 

Remarques

L’UNIL s’engage pour l’égalité.
www.unil.ch/egalite

L'UNIL soutient la relève scientifique.
www.unil.ch/graduatecampus