Mitarbeitende/r Administration KESB 50%

Unsere Abteilung Administration KESB

Die Administration KESB ist ein unterstützendes Team der Behörde KESB. Die anfallenden administrativen Aufgaben werden in Absprache mit der Behörde KESB oder den anderen unterstützenden Teams durchgeführt. Dazu gehören z.B. Führen von Korrespondenz, Ablagearbeiten aber auch der telefonische und persönliche Kontakt mit der Klientschaft, Behörden, Institutionen oder Drittpersonen. Die Entlastung der Behörde und der anderen unterstützenden Teams im Bereich der administrativen Arbeiten steht dabei im Vordergrund – ebenso wie die Verbesserung der Erreichbarkeit für die Klientschaft und anderen Ansprechpersonen.

Ihre Aufgaben

• Schalter- und Telefondienst (sämtliche Arbeiten Empfang und Publikumsverkehr)


• Eingang / Ausgang / Verteilung Post


• Sitzungseinladungen und Protokollführung (Anhörungen von Klienten)


• Aufbereitung der Unterlagen für die Behördensitzungen


• Ausfertigung und Versand der Entscheide


• Administrative Fallführung (Registratur, Dossierführung, Ablage, Archivierung, Datenpflege, Korrespondenz, Erledigung von delegierter Arbeit, etc.)


• Selbständige Erstellung von Entscheiden im vorgegebenen Rahmen


• Geschäftskontrolle, Fristenkontrolle


• Führung der Standortkasse und fachbereichsspezifische Belegkontierung


• Statistische Arbeiten


• Bewirtschaftung der Stammdaten und Vorlage Software KLIB


• Pflege der Webseite und Intranet


• Ausbildung der Lernenden


• Einkauf und Verwaltung von Büromaterial und Drucksachen


• Gesamtbetriebliche Aufgaben, welche über den Empfang koordiniert und ausgeführt werden (Bedienung und Bewirtschaftung der Telefonanlage)

Unsere Werte

Wir pflegen eine aktive und offene Team- und Betriebskultur. Unsere Mitarbeitenden arbeiten an der Weiterentwicklung und Vernetzung innerhalb des Gemeindeverbandes aktiv mit. Sie können auch zur Mitwirkung in stellenexternen Arbeitsgruppen und Projekten delegiert werden. Wir achten auf eine gute regionale und überregionale Zusammenarbeit und Aufgabenkoordination.

Für diese Stelle bevorzugen wir folgendes Berufsprofil

• Kaufmännische Grundausbildung


• Berufserfahrung, Verwaltungs-, Gerichts- oder Kanzleierfahrung von Vorteil


• Kommunikationsfähigkeit sowie repräsentative Ausstrahlung und sicheres Auftreten


• Organisationstalent, Flexibilität und hohe Leistungsbereitschaft


• Erfahrung im Umgang mit Behörden und mit Menschen in schwierigen Lebenssituationen


• Empathie gegenüber Menschen in schwierigen Lebenssituationen


• Interesse an sozialen Fragestellungen


• Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und Drucksituationen auszuhalten


• Motivation, komplexe und anspruchsvolle, aber auch einfache Arbeiten gewissenhaft und speditiv auszuführen


• Psychische Belastbarkeit


• Stilsicheres Deutsch, Sprachgewandtheit in Wort (auch Mundart) und Schrift


• Sehr gute Office-Kenntnisse inkl. Excel und Outlook


• Teamfähigkeit und Loyalität – Bereitschaft, im Team mitzutragen und auszutauschen


• Selbständige und exakte Arbeitsweise


• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit


• Verbindlichkeit (Zuverlässigkeit und Genauigkeit)


• Bereitschaft zur steten Weiterbildung und Entwicklung

Für telefonische Auskünfte zu dieser Stelle steht Ihnen zur Verfügung:

Celine Felder, Teamleitung Administration KESB, Telefon 041 914 62 06

Senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen mit Foto an:
hrm@zenso.ch

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