Karriere und Ausbildung Vacancies

Offene Stelle :

Senior Client Documentation specialist

Zweigstelle :

Geneva

Eintrittsdatum :

01.01.2021

Arbeitszeit :

100%

Domain :

COO - Client Documentation

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Senior Client Documentation specialist

Description

The Bank’s entire operations are managed by COO Division and are headed up by the Chief Operating Officer. It strives to provide both in-house and external clients with a first-rate service to ensure our business operates efficiently and at the best possible cost. The COO division comprises Operations, Finance, Information Management, Human Resources and Logistics. COO Division employees are committed to providing, with professionalism and enthusiasm, an efficient, proactive, high-quality service that meets the needs of clients within the context of the Bank’s overall strategy.

Mission

Ensure the quality and the accuracy of the client’s data at any stage of the banking relationship in terms of “Know Your Customer” rules imposed by local or international regulations or conventions. Act as the coordinator and central point of contact, in

Challenges

Maintain composure in all circumstances (work under pressure with high volume and tight deadlines). Act as a valuable business partner vis-à-vis the other departments (Front Office, Compliance, IT, …) by bringing expertise and proactivity. - open minde

Main responsabilities

Day to day business

• Review the documentation received from the clients for an account opening, a change in circumstances on an existing account or an account closing and verify that it complies with the local and international regulations and the Bank’s directives and procedures from a formal point of view and that the information is consistent across the documents provided by the clients


• Verify, depending on the client’s situation, that the relevant set of documents has been provided from a KYC and tax perspective


• Verify that the information entered in the Bank’s systems by the Front Office is complete according to the documentation signed


• Perform 4 eyes controls and regular internal controls to ensure respect of the procedures


• Ensure a good quality of service by providing an accurate feedback to the Front Office on any error, missing document and answering in a timely manner to any query related to his/her mission and duties.

 

Coordination and central point of contact

• Build a bridge and create synergy within the Client Documentation & Tax Services department and other key players (Legal, Compliance, IT…), create/maintain an efficient flow of communication that ensures all remain aware of important information and that it is consistent


• Act as a business partner by bringing his/her expertise and the relevant support and input to the other departments of the bank (Front Office, Compliance, Legal…) when required


• Coordinate efforts to help a smooth flow in the processes and always seek for improvements


• Facilitate problem solving and collaboration


• Create an environment oriented to trust, open communication and cohesive team effort

 

Projects and Change management

• Be up to date on any changes in the regulations, perform the assessment for internal changes, communicate with the relevant departments involved and to the team, implement them or launch projects, requests to IT as needed


• Participate in any project impacting the team, either required by a new regulation or initiated by the Bank, hence participate to workshops, meetings, upon the management delegation


• Participate in the change management within the team by communicating proactively on the various projects and accompany the team in the change


• Make sure that the procedures and processes are updated accordingly and communicated to all stakeholders

Education

• Education: Master Degree


• Technical skills: Microsoft office

Experience

• Years of experience: 7-10 : senior


• Experience required: in one of the big 4 would be a good asset


• Experience in private banking: Mandatory

Language

• English: Fluent


• French: Fluent

Personal skills

• Swiss resident: Mandatory

- Strong knowledge of KYC and AML regulations (CDB16, OBA-FINMA) - Strong knowledge of tax regulations (CRS, QI-FATCA) - Strong knowledge of the different structures utilized as investment vehicles (e.g. personal holding company, partnership, trust, fund,…) - Attention to detail - Solid organization and time management skills - Ability to efficiently manage priorities - Express opinions and criticism in a constructive way

Zurück zur ListeOnline-Bewerbung

Portal für Online-Bewerbungen – Richtlinien für den Umgang mit personenbezogenen Informationen potenzieller Kandidaten/innen

Das System für Online-Bewerbungen (nachfolgend das «Online-Bewerbungsportal» oder «Portal») der Union Bancaire Privée, UBP SA, (nachfolgend «die UBP») wird von unserem Hauptsitz in Genf aus gemäss schweizerischem Recht, namentlich den Datenschutz betreffend, sowie auf der Grundlage nachfolgender Grundsätze betrieben. Es ermöglicht allen Personen (nachfolgend «die Kandidaten/innen»), Bewerbungen zu den im Online-Bewerbungsportal ausgeschriebenen offenen Stellen sowie Spontanbewerbungen einzureichen. Davon ausgenommen sind Personalvermittlungsunternehmen und Headhunters.

Die UBP garantiert, dass sie über das Online-Bewerbungsportal übermittelte Personendaten wie Vor- und Nachnamen, Anschrift und andere im Zusammenhang mit der Identität oder dem beruflichen Werdegang der Kandidaten/innen stehende Informationen (nachfolgend die «Personendaten») vertraulich behandeln wird. Die Bank wird diese auf einem internen gesicherten Server speichern, zu dem nur die zur Bearbeitung der betreffenden Bewerbung ermächtigten Personen Zugriff haben. Mit der Übermittlung der Personendaten über das Online-Bewerbungsportal akzeptieren die Kandidaten/innen die Risiken der Datenübertragung via Internet, die keinen absoluten Datenschutz garantiert.

Durch die Übermittlung ihrer Personendaten erlauben die Kandidaten/innen, dass diese von der UBP und/oder jeder Zweigstelle der UBP Gruppe (nachfolgend «die UBP Gruppe»), insbesondere von den jeweiligen Human-Resources-Abteilungen im Rahmen der Rekrutierung neuer Mitarbeiter zur Prüfung und Nachverfolgung der Bewerbungen verwendet werden. Liegt für eine offene Stelle der Arbeitsort ausserhalb der Schweiz oder könnte ein Kandidaten/innenprofil eine Zweigstelle der UBP Gruppe im Ausland interessieren, erklären sich die Kandidaten/innen im Voraus damit einverstanden, dass ihre Personendaten der betreffenden Zweigstelle zugestellt werden. Des Weiteren akzeptieren sie, dass das für besagte Zweigstelle im Ausland geltende Recht nicht unbedingt einen dem schweizerischen Recht entsprechenden Daten- oder Arbeitnehmerschutz gewährleistet.

Die UBP verpflichtet sich, ohne Zustimmung der Kandidaten/innen keine vorgenannten Personendaten an Dritte ausserhalb der UBP Gruppe weiterzuleiten, zu veröffentlichen und/oder zu verkaufen, es sei denn, diese Informationsübermittlung erfolge auf Anfrage einer staatlichen, gerichtlichen oder anderen Aufsichtsbehörde und/oder sei von Gesetzes wegen verordnet. Teilen die Kandidaten/innen der UBP den Namen einer Referenzperson mit, müssen sie diese im Voraus davon in Kenntnis setzen und akzeptieren, dass die Vertreter der UBP mit ihr Kontakt aufnehmen.

Falls Kandidaten/innen ihre Bewerbung sowohl über ein Personalvermittlungsunternehmen oder einen Headhunter als auch über das Online-Bewerbungsportal einreichen, wird die UBP einzig die zuerst eintreffende Bewerbung berücksichtigen. Die Kandidaten/innen werden daran erinnert, dass sie laut schweizerischem Recht Zugang zu den sie betreffenden Personendaten haben und dass Ihnen das Recht zusteht, falsch mitgeteilte Informationen zu berichtigen. In diesem Falle werden die Kandidaten/innen gebeten, die UBP über das Online-Bewerbungsportal mit der genauen Angabe des Zwecks ihrer Anfrage zu kontaktieren. Die Bewerbungsunterlagen der Kandidaten/innen werden während der zu ihrer Prüfung erforderlichen Zeit aufbewahrt, die Originale in der Folge an die Kandidaten/innen zurückgeschickt und allfällige Kopien zerstört. Eine Ausnahme bilden die mit dem Einverständnis der Kandidaten/innen aufbewahrten Unterlagen.

Mit der Eingabe von Personendaten in das Online-Bewerbungsportal der UBP

• stimme ich einer Bearbeitung damit gemäss den oben erläuterten Grundsätzen zu, die ich zur Kenntnis genommen habe.


• stimme ich einer Aufbewahrung meiner Bewerbungsunterlagen durch die UBP zu, falls die Bank dies im Hinblick auf künftige Stellen für sinnvoll erachtet.