Wir suchen am Institut für Baustatik und Konstruktion, für die Professuren Risiko, Sicherheit und Quantifizierung von Ungewissheiten (Prof. Dr. Bruno Sudret) und die Professur für Strukturdynamik und Erdbebeningenieurwesen (Prof. Dr. Bozidar Stojadinovic), per 1. März 2021 oder nach Vereinbarung eine Administrative Assistenz.
Sie sind verantwortlich für die selbständige und verantwortungsvolle Erledigung aller administrativen Aufgaben für diese beiden ETH-Professuren. Sie teilen Ihre Zeit zu gleichen Teilen zwischen beiden Professuren.
Zu Ihren Aufgaben gehören die finanziellen, personellen und organisatorischen Angelegenheiten der Professuren, die Organisation von Veranstaltungen, die Medienpräsenz und die persönliche Assistenz. Dies umfasst die Unterstützung bei der Finanzplanung, Budgetierung und Dokumentation mittels Tabellenkalkulation, die laufende Überwachung und Kontrolle der Konten, die Bearbeitung von Rechnungen und Spesenabrechnungen sowie die Unterstützung bei der Berichterstattung über Forschungsprojekte und der Erstellung interner Berichte. Auch das Personalwesen der Professuren, die Mitgliederrekrutierung, Beschäftigung und Einwanderung, Reise- und Terminplanung sowie die Betreuung von Gästen und Besuchern/-innen fallen in Ihren Verantwortungsbereich. Unterstützung bei der Organisation von Teamveranstaltungen, Workshops und Konferenzen der Professuren, des Instituts und der Abteilung wird ebenfalls erwartet. Kenntnisse im Umgang mit webbasierten Verwaltungswerkzeugen (z.B. ETHIS oder SAP-basierte Anwendungen), Office-Software (z.B. MS Office) und Telepräsenz-Anwendungen werden erwartet. Erfahrungen mit der Redaktion und Gestaltung von Websites und Social Media (z.B. Facebook, Twitter) sind wünschenswert.
Sie verfügen über eine kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung und einige Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position. Sie haben ein Gespür für Zahlen, sind verantwortungsbewusst, loyal, diskret, zuverlässig, gut organisiert und kommunikativ. Sie arbeiten gerne im Team und fühlen sich in einem internationalen Umfeld wohl. Sie sind flexibel und passen sich gerne neuen Herausforderungen an. Deutsch beherrschen Sie mündlich und schriftlich auf Mutter/Vatersprach-Niveau und bringen sehr gute Englischkenntnisse mit, ebenso sind gute Französischkenntnisse erwünscht sowie zusätzliche Sprachkenntnisse willkommen.