Office Manager (m/w)

Vertragslaufzeit: unbefristet
Einsatzort: Schweiz, Zürich
Eintrittstermin: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

d-fine ist ein führendes europäisches Beratungsunternehmen mit Standorten in Zürich, Berlin, Düsseldorf, Frankfurt, London, München und Wien. Mit über 800 hochqualifizierten Beratern unterstützen wir unsere Kunden - Banken, Versicherungen und Industrieunternehmen - bei anspruchsvollen quantitativen, prozessualen und technologischen Herausforderungen. Strategieberatung, Fachberatung, Technologieberatung: d-fine ist alles in einem.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager (m/w) für unser Büro in Zürich. Die Stelle ist in Vollzeit oder Teilzeit (min. 60%) zu besetzen. Sie arbeiten im Team mit einer Kollegin im Zürcher Büro zusammen und stehen im ständigen Austausch mit dem zuständigen Partner für das Schweizer Büro sowie den Kollegen am d-fine Hauptsitz in Frankfurt. Für diese Position ist daher ein besonderes Maß an Selbständigkeit, aktiver Kommunikation und virtueller Teamarbeit notwendig.

Aufgaben

Office Management

• Gemeinsam mit einer Kollegin sind Sie die erste Anlaufstelle im Zürcher Office für verschiedenste Personen(gruppen)


• Telefonische und schriftliche Kommunikation in deutscher und englischer Sprache


• Organisation von Kundenevents im Raum Zürich


• Koordination lokaler Office-Projekte (z. B. papierloses Büro, Optimierung des Rechnungsprozesses)


• Vertretung im Bereich Office Administration (Angebots- und Rechnungsstellung, Vertragsverwaltung, Reisebuchungen, allfällige Büro-/Sekretariatsaufgaben)

Finanzen

• Erstellung von Intercompany-Rechnungen in Absprache mit der deutschen Muttergesellschaft


• Elektronische Erfassung von Debitoren und Kreditoren sowie Koordination mit der (externen) Buchhaltung


• Erfassung der Kreditoren-Zahlungslisten


• Koordination und Vorbereitung des Jahresabschlusses mit der Buchhaltung

Personal

• Unterstützung und Mitwirkung bei den Prozessen rund um Personalversicherungen und die vorbereitende Lohnabrechnung (in Abstimmung mit der zentralen Personalabteilung)


• Pflege und Aktualisierung von Reglementen (z. B. Organisationshandbuch, Spesenreglement etc)


• Personalverleih Administration


• Unterstützung bei Behördengängen und notwendigen Formalitäten für neue und entsandte Mitarbeitende (Bewilligungen, An-/Abmeldungen etc)


• Bearbeitung und Abklärung spezifischer Personalthemen


• Vertretungsweise:
  
  
  
  • Organisation von Bewerbergesprächen im Büro Zürich
  
  
  • Unterstützung des Schweizer Personalmarketings in Absprache mit der Zentrale in Frankfurt (Anzeigen, Broschüren, Recruiting-Messen etc)
  
  

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung


• Möglichst breit gefächerte Berufserfahrung in der Assistenz bzw. im Office Management, gerne auch mit erster Erfahrung in vorbereitender Lohnabrechnung und/oder Interesse an Lohn- und Sozialversicherungsthemen sowie deren Entwicklung


• Schwizerdütsch und gute Englischkenntnisse, Französischkenntnisse sind ein Plus aber kein Muss


• Fundierte MS-Office-Anwenderkenntnisse, insbesondere Excel


• Gewisses technisches Interesse von Vorteil (z. B. bezüglich Einführung von IT-Tools)


• Hohes Maß an Sorgfalt, Selbständigkeit und Organisationsstärke


• Verantwortungsbereitschaft und Zuverlässigkeit


• Gutes Prozessverständnis


• Teamfähigkeit

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit, ein angenehmes Betriebsklima und kurze Entscheidungswege


• Attraktive Sozialleistungen, individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten, tolle Mitarbeiterevents und vieles mehr

Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung

Ihre Ansprechpartnerin: Frau Santina Müller
Telefon: +41 432434028
E-Mail:careers@remove-this.d-fine.ch