Job Detail

Unser Kunde ist ein global tätiger Asset Manager mit mehreren Standorten in Europa und Übersee. Für die Niederlassung in Zürich suchen wir auf den nächstmöglichen Zeitpunkt oder nach Vereinbarung eine erfahrene und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit für die Assistenz- und Office Management-Funktion.

Assistant / Office Manager, 100%

Sie unterstützen mit viel Freude und Herzblut das kleinere Team professionell, lieben es im Office sämtliche Fäden in der Hand zu halten und schaffen es auch in hektischen Situationen den Überblick nicht zu verlieren.

Was ist Ihre Aufgabe:

• Persönliche, administrative Unterstützung von drei Bereichsleitern im Zusammenhang mit Kalender, Meetings, Kundenbesuchen und Konferenzgesprächen.


• Sie bearbeiten Spesen der Teammitglieder, buchen deren Reisen und stellen das Marketingmaterial und weitere Unterlagen zusammen.


• Sie aktualisieren die Kundendatenbank im Salesforce und senden Newsletters an Neukunden.


• Sie verantworten das Office Management, begrüssen Kunden, bestellen Büromaterial und sind erste Ansprechperson für interne und externe Kunden und Dienstleistern.


• Sie führen die Ablage der Dokumente, sorgen für einwandfreie Büroräumlichkeiten (Facility Management) und die Sicherheit (Business Continuity Planning).


• Sie haben regelmässigen Kontakt zu den anderen Niederlassungen in Europa und unterstützen den Niederlassungsleiter bei anstehenden Projekten.


• Es können weitere Aufgaben hinzukommen.

Was bringen Sie mit:

• Kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung


• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion als Office Manager im Financial Services idealerweise im Bankenbereich


• Muttersprache Deutsch oder Schweizerdeutsch sowie fliessende Kenntnisse der englischen Sprache, mündlich und schriftlich


• Versiert im Umgang mit MS-Software (Word, Outlook, Excel & Power Point)


• Stark service- und lösungsorientiert und top organisiert


• Souverän im Auftritt, positiver Mindset mit einem Sinn für Humor

Was erwartet Sie? Schätzen Sie ein modernes, unternehmerisches und kollegiales Arbeitsumfeld, in dem Sie Ihren Arbeitsalltag selbständig gestalten und Ideen einbringen können und sind gerne Teil eines internationalen und jüngeren Teams?

Dann bewerben Sie sich noch heute!

Für ein erstes gegenseitiges Kennenlernen genügt uns Ihr Lebenslauf, ein Anschreiben müssen Sie uns nicht zusenden. Sobald wir Ihre Unterlagen geprüft haben, hören Sie von uns.

Absolute Diskretion ist für uns selbstverständlich.