Das Quantum Device Lab (www.qudev.ethz.ch) des Departements Physik der ETH Zürich sucht für die Abwickelung der administrativen und organisatorischen Aufgaben von zwei neuen Projekten, sowie zur Unterstützung des Offices der Professur Wallraff per sofort oder nach Vereinbarung eine Administrative Assistenz
In Rahmen von zwei neuen Projekten unterstützen Sie die Leitung in einer Vielzahl von abwechslungsreichen Aufgaben im administrativen und organisatorischen Bereich. Sie überwachen die Finanzen und Termine, erfassen Bestellungen kleinerer und grösserer Beschaffungen und bearbeiten Rechnungen und Spesenvergütungen. Sie führen die interne Personaladministration (Eintritte, Austritte, Umfinanzierungen, Mutationen) und unterstützen die Forschenden bei der Rekrutierung von Mitarbeitenden. In Ihren Aufgabenbereich gehören auch die Organisation von Veranstaltungen, die Pflege der Webseite, sowie die Kommunikation mit verschiedenen Partnern. Zudem unterstützen Sie zusammen mit einer zweiten Assistentin das Office der Professur Wallraff. Die Position ist vorerst auf zwei Jahre befristet, mit Option auf Verlängerung.
Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung mit, vorzugsweise mit mehreren Jahren Berufserfahrung im wissenschaftlich-technischen Umfeld. Die dienstleistungsorientierte Tätigkeit erfordert Zuverlässigkeit, Eigeninitiative, Flexibilität, Belastbarkeit und Organisationstalent. Neben sehr guten Deutsch- und Englischkenntnissen in Wort und Schrift, haben Sie auch Erfahrung im Erfassen und Analysieren von Daten mit Excel und vorzugsweise auch mit SAP-basierten Werkzeugen, wie auch im Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln (Office Programme). Ihr Flair für Menschen und Zahlen macht Sie innerhalb eines multinationalen und dynamischen Teams zu einer wichtigen Ansprechperson für administrative Belange.