Für eine Biotechnologieunternehmen in Basel suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine/-n
Office Manager (m/w), 80-100%
Aufgaben
Aktive Unterstützung des Geschäftsführers in Bezug auf VR-Aufgaben, jährliche Aktionärsversammlung, Investoren, Roadshows sowie Business Development Aktivitäten
Administrative und organisatorische Unterstützung des gesamten Teams, d.h. Organisation von Meetings, Reisebuchungen inkl. Spesenabrechnungen, Agenda Management, Telefonkonferenzen, etc.
Vertragsüberwachung und -archivierung
Schnittstelle zu Lieferanten und Dienstleistern (Treuhänder, IT, Legal)
Mithilfe bei der Organisation von internen und externen Veranstaltungen
Erstellen von Präsentationen, Vorlagen, Briefen
Management der Website
Verantwortlich für die Entgegennahme von eingehenden Telefonaten und E-Mails, Besucherempfang und Catering sowie Management der Büroinfrastruktur
Allgemeine ad-hoc administrative Aufgaben
Anforderungen
Abgeschlossenes BWL-Studium oder kaufmännische Ausbildung mit einer betriebswirtschaftlichen Weiterbildung oder Direktionsassistentin mit eidg. Fachausweis
Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Geschäftsleitungsassistent/-in in einer adäquaten Position in einem internationalen Unternehmen
Erfahrung im Pharma- / Biotechbereich von Vorteil
Fliessende, stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie hervorragende Englischkenntnisse (Geschäftssprache); Französischkenntnisse von Vorteil
Sehr guter Umgang mit der gesamten MS-Office Palette, insbesondere PowerPoint & Excel
Ausgezeichnete und zuverlässige Planungs- und Organisationsfähigkeiten sowie Fähigkeit zum Mitdenken
Proaktive, belastbare und motivierte Persönlichkeit mit der Fähigkeit Prioritäten richtig zu setzen
Eigenständige, effiziente und qualitätsbewusste Arbeitsweise sowie ein gepflegtes und dienstleistungsorientiertes Auftreten
Hands-on-Mentalität, lösungsorientiertes Handeln sowie hohe Diskretion
