Job Detail

Zürich aus seiner Geschichte heraus weiterentwickeln, heute die Stadt von morgen planen und bauen - nachhaltig und mit Qualität. Lebenswerte Stadträume sichern, gute Architektur einfordern, Bauwillige kompetent beraten und die Immobilien der Stadt Zürich professionell bewirtschaften. Das sind die Aufgaben des Hochbaudepartements der Stadt Zürich.

Im Departementssekretariat suchen wir per 15. Oktober oder 1. November 2019 (oder nach Vereinbarung) eine/einen

Assistentin oder Assistenten (80%)

Stellenbeschreibung

Das Sekretariat, wo Sie in einem Dreierteam arbeiten, muss zu Bürozeiten immer besetzt sein. Ihre Hauptaufgabe ist die Unterstützung der Assistentin des Stadtrates in organisatorischen und administrativen Belangen. Sie arbeiten im Jahresarbeitszeitmodell mit 5-Tage-Woche während der Abwesenheit der Assistentin.

Ihre Aufgaben

• Entlastung und Unterstützung des Stadtrats und seiner Assistentin in allen organisatorischen und administrativen Belangen


• Terminkoordination und Agenda Management


• Bearbeitung der E-Mails


• Vorbereitung der Tagesgeschäfte


• Vor- und Nachbearbeitung von Sitzungen inkl. Protokollführung


• Organisation von Sitzungen und kleineren Anlässen


• Verantwortlich für die Pflege der Adressdatenbank


• Stellvertretung der Assistentin des Stadtrats


• Stellvertretung der Sachbearbeiterin Geschäftskontrolle: Aufbereitung der Stadt- und Gemeinderatsgeschäfte für den Vorsteher des Departements, Aktenführung und Aktenbildung, Bearbeitung und Zuteilung der ein- und ausgehenden Post, Termin- und Fristenkontrolle


• Unterstützung im Rechnungswesen

Anforderungsprofil

• Kaufmännische Grundausbildung, Zusatzausbildung als Direktionsassistent/in und Verwaltungserfahrung von Vorteil


• Erfahrung in der Führung eines Sekretariats


• Fundierte MS-Office Kenntnisse und hohe IT-Affinität


• Sie arbeiten gerne selbständig, denken und handeln vernetzt und haben einen Blick für das Wesentliche


• Das politische Geschehen und politische Abläufe interessieren Sie


• Sie sind vertrauenswürdig und loyal


• Unterschiedliche Belastungen und Aufgaben bringen Sie nicht aus dem Konzept und Sie behalten auch in hektischen Momenten stets den Überblick


• Sie sind proaktiv, dienstleistungsorientiert und bringen sich aktiv ins Team ein


• Gepflegtes Äusseres, sicheres Auftreten sowie ausgezeichnete Umgangsformen und stilsichere Deutschkenntnisse

Wir bieten

Wir bieten eine sehr vielseitige und herausfordernde Tätigkeit in einem spannenden Umfeld und einen Arbeitsplatz unmittelbar beim Hauptbahnhof.

Sind Sie interessiert? Für Fragen steht Ihnen Regina Bommer, Assistentin des Vorstehers, Tel. 044 412 29 14 gerne zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Foto bis spätestens 26. Juli 2019 per Mail an: hbd-bewerbungen@zuerich.ch
Stadt Zürich, Hochbaudepartement, Katja Matthies, Leiterin Personal

Bewerben Sie sich

Wir freuen uns auf Ihre kompletten Bewerbungsunterlagen, welche Sie bitte an die folgende Adresse senden:
Hochbaudepartement Zentrale Verwaltung, Frau Katja Matthies, Leiterin Personal, Lindenhofstrasse 19, 8021 Zürich, E-Mail: hbd-bewerbungen@zuerich.ch

Ihre Ansprechperson für diese Stelle

Frau Regina Bommer, Assistentin des Vorstehers, Tel. 044 412 29 14

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