Le département de médecine (D-MED) est composé de 14 entités médico-soignantes (12 services médicaux, 1 unité d'investigation et de traitements brefs (UITB) et le Centre de transfusion sanguine (CTS) avec notamment la particularité de compter dans son organisation des plateaux techniques (dont la cardiologie interventionnelle et l'endoscopie digestive et pulmonaire), plusieurs plateaux de traitements et de soins (traitements biologiques, photophérèse et soins de médecine), 1 centre de dialyses hospitalières et ambulatoires, 3 programmes de réadaptation et réhabilitation. De plus, l'activité médico-soignante est fortement dédiée aux patients stationnaires (9 unités de soins, 160 lits) avec des consultants internes au bénéfice des patients pris en charge par les autres départements médicaux.
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Nombre de postes1Mois de l'offreJuillet 2019DépartementDépartement de médecineService / Lieu de travailGestion du département, Cluse RoseraieTaux d'activité100%Classe16Type emploiCDIType de posteCréation de poste(s)Délai de dépôt de candidature01/08/2019Entrée en fonctionDès que possibleDemande de renseignementsMme N. Kapanci, assistante de direction, Tél. 022 372 92 46Responsable RHMme A. Aebi, responsable des ressources humainesOffreInterne et externeDate de début04/07/2019Date de fin01/08/2019No de l'annonce9959Cahier des chargesVous êtes chargé-e de gérer et coordonner les activités des secrétariats du Département de médecine. Vous participez avec la hiérarchie et les responsables RH au recrutement des collaborateurs et vous coordonnez la gestion administrative du personnel des secrétariats (horaires, absences, remplacements, plannings, etc.). Vous contribuez aux évaluations des secrétaires/cheffes de secrétariat en veillant au maintien des compétences et à la qualité des prestations fournies.
Vous êtes amené-e à participer à l'élaboration de procédures et de tableaux de bord ainsi qu'à conduire des projets institutionnels en lien avec les secrétariats. Vous définissez des indicateurs de performance des équipes tout en s'assurant de la qualité des prestations. Vous veillez à l'adéquation des ressources à la charge de travail. Vous mettez en place une polyvalence et un système de suppléance entre les services. Vous assurez le lien avec les responsables médico-soignants et la direction du département.
Vous êtes titulaire d'une maturité commerciale ou d'un CFC complété d'une formation administrative supérieure type Brevet fédéral d'assistant-e de direction.
Votre niveau de français est irréprochable aussi bien à l'oral qu'à l'écrit.
Vous disposez de très bonnes connaissances des outils informatiques (Microsoft office, Greco, Vision RH, winscribe).
Une expérience réussie d'au moins 2 ans dans la gestion d'équipe.
Une expérience réussie d'au moins 5 ans sur un poste de secrétariat (secrétaire médicale/secrétaire de direction) dans une structure de grande taille.
Vous avez la responsabilité directe des cheffes de secrétariat des différents services ou des secrétaires coordinatrices, responsabilité métier avec les secrétaires médicales, secrétaires/assistantes de chef-fe de service;
Vous possédez d’excellentes capacités d’organisation et de gestion des priorités. Vous anticipez et savez faire face à des situations d’urgence nécessitant une bonne maîtrise du stress;
Vous possédez une bonne capacité d'analyse et d'esprit de synthèse;
Rigoureux-se dans votre approche, vous êtes capable de respecter les normes et procédures en vigueur;
Dynamique, vous faites preuve d’adaptabilité et êtes force de proposition pour donner une cohérence aux secrétariats du D-MED;
Vous êtes doté-e d’un sens aigu de la négociation, du relationnel et d’une très bonne écoute;
Vous faites preuve de discrétion et de respect du secret professionnel.
Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
Votre dossier doit comporter un curriculum vitae, une lettre de motivation , les copies de diplômes et de certificats de travail.LI-MAN