Das Schweizerische Tropen- und Public Health-Institut Swiss TPH ist die grösste Institution für Public Health, Internationale Gesundheit und Tropenmedizin der Schweiz. Das Institut mit über 700 Mitarbeitenden leistet mit Forschungs-, Ausbildungs- und Dienstleistungsangeboten einen nachhaltigen Beitrag zur Verbesserung der Gesundheit weltweit.

Für unser Hauptsekretariat suchen wir per sofort eine Mutterschaftsvertretung:

Mitarbeiterin / Mitarbeiter Hauptsekretariat 60%

Die Anstellung ist vorerst befristet bis 31.03.2019 mit Option auf Festanstellung.

Sie übernehmen insbesondere diese Aufgaben:

• Entgegennehmen von Anrufen in deutscher, französischer und englischer Sprache sowie die entsprechenden Verbindungen herstellen


• Besucher empfangen und an die zuständigen Stellen im Institut weiterleiten


• Den Besuchern persönlich und telefonisch tropenmedizinische Auskünfte gemäss Anweisungen der tropenmedizinischen Poliklinik erteilen


• Sicherstellen eines optimalen Betriebs der Telefonzentrale


• Mithilfe bei der Organisation, Koordination und Überwachung des Posteingangs, termingerechte Verteilung und Spedition


• Erstellen von Personalausweisen inkl. Schlüsselverwaltung im System „KABA“


• Triage der „Travel Clinic“ und der „Gemeinschaftspraxis zur Föhre“ sowie Terminkoordination im System „VitoMed“


• Empfangsbetreuung der Notfallpatienten nach Absprache mit dem Dienstarzt


• Verantwortung für die Pflege der Adressdatenbank des Instituts


• Kontierung von Rechnungen im System „JobRouter“


• Bestellen und Herausgeben von Büromaterial

Diese Voraussetzungen bringen Sie mit:

Sie haben Freude an der sehr lebhaften Arbeitsumgebung unseres Empfangs und bringen Erfahrung aus einem vergleichbaren Tätigkeitsgebiet mit. Als sehr dienstleistungsorientierte Person unterstützen Sie die internen und externen Kunden in verschiedensten Anliegen und repräsentieren unser Institut beim ersten Kontakt unserer Besucherinnen und Besucher.

Ausserdem verfügen Sie über:

• Sehr gute mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse, Französisch ist von Vorteil


• Eine belastbare, flexible und wertschätzende Persönlichkeit


• Gute Umgangsformen

Ihre Chance:

Es erwartet Sie eine lebhafte Aufgabe in einem sehr sinngebenden, dynamischen und multikulturellen Umfeld.

Sind Sie interessiert und möchten mehr über die vielfältigen Facetten dieser Position erfahren?

Bitte laden Sie Ihre kompletten Bewerbungsunterlagen inklusive Motivationsschreiben und Referenzen über den unten stehenden Bewerbungsbutton hoch.

Bitte beachten Sie, dass wir keine Bewerbungen per E-Mail oder per Post berücksichtigen oder beantworten können.

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